Per eseguire una copia o un backup dell'archivio attualmente aperto è necessario avere i permessi di amministratore. Se si è amministratore dell'archivio è possibile accedere al modulo di esportazione archivio dal menù di amministrazione.

Una volta lanciato, questo modulo appare sotto forma di autocomposizione guidata all'esportazione. La prima schermata, dopo quella iniziale richiede se la base dati di destinazione su cui esportare i dati è una base dati esistente o se è una base dati da creare ex-novo.

A seconda della scelta verrà comunque richiesto di inserire il percorso ad un file su cui verrà eseguita l'esportazione. Dipendentemente dalla richiesta nel passaggio precedente, il file deve essere un elemento già esistente nel sistema o un elemento non ancora esistente.

E' sempre possibile percorrere le cartelle del disco alla ricerca del file o alla ricerca della cartella di destinazione su cui creare il nuovo database, tramite il pulsante . Nel caso si imposti manualmente il nome del file utilizzare preferibilmente l'estensione *.mdb.

L' operazione successiva è quella di impostare le operazioni da compiere sul database di destinazione e su quello sorgente.

E' possibile, oltre alla struttura dell'archivio che verrà sempre copiata, se non già esistente, nell'archivio di destinazione

• copiare i documenti dell'archivio sorgente

• copiare gli utenti presenti nel database sorgente (questa opzione è impostata di default se l'archivio di destinazione è un archivio da creare da zero)

• rimuovere i documenti che verranno copiati dall'archivio sorgente

Se si sta cercando di eseguire un'esportazione che includa anche dei documenti, il passo successivo è definire quali dei documenti presenti nell'archivio si desidera facciano parte dell'esportazione.

Con la prima impostazione tutti i documenti presenti nell'archivio saranno interessati all'esportazione ossia saranno copiati nell'archivio di destinazione e/o rimossi dall'archivio sorgente a seconda delle impostazioni del passaggio precedente.

Con la seconda impostazione è possibile decidere di esportare i documenti relativi a uno o più periodi annuali. Tali periodi sono definiti come l'anno in cui il documento è stato salvato nell'archivio o dipendentemente dalle modalità definite dalla funzione utente getYear.

Con la terza impostazione si decide di voler eseguire un'operazione di filtro personalizzata per la selezione dei documenti che verranno coinvolti da questa esportazione. Con questa scelta la schermata successiva ci proporrà la richiesta di specificare i filtri personalizzati.

Agendo sul pulsante "Modifica il filtro" viene aperta una finestra per la definizione del filtro di selezione. La grafica e la funzionalità di questa finestra è identica a quella descritta nel capitolo "generatore di espressioni di ricerca" a cui si può fare riferimento per gli aiuti del caso.

Una volta definito il filtro tramite l'anteprima dei dati è possibile dare un'occhiata ai documenti che verranno coinvolti nell'esportazione. La figura sotto mostra un esempio utilizzando l'archivio dimostrativo "VIDEOTECA" in cui si stanno cercando di esportare tutti i film che iniziano con la lettera "M" e in cui si è già richiesto di aggiornare l'anteprima dei dati tramite l'apposito pulsante.

A questo punto non resta che andare avanti. Nella finestra sucessiva verrà mostrato un report di tutte le operazioni che verranno eseguite da questa procedura guidata.

La pressione del tasto avanti attiverà la procedura di esportazione e tutte le operazioni dichiarate nel report precedente verranno eseguite. Una barra di avanzamento indicherà lo stato dell'esportazione.

Al termine dell'esportazione, automaticamente si giungerà all'ultima schermata che conclude la procedura guidata.

Per utilizzare il database di destinazione creato/aggiornato impostarlo come nuovo database di lavoro.